Employment Type
Full-time
Beginning of employment
ASAP
Industry
Education
Job Location
Al Bateen, Abu Dhabi, Emirats Arabes Unis
Date posted
2019-02-03
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Position: Gestionnaire Administratif

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Position
Gestionnaire Administratif
Description

Missions & attributions :
1 – Tâches prioritaires : Procédures administratives et outils de pilotage, être force de proposition dans l’amélioration et la création d’outils

Administration et relation avec les tiers :

  • Gestion des procédures administratives.
    Gestion des relations administratives avec les tiers ( fournisseurs de services et biens, clients selon les cas)
    Prospective en matière de recherche de tiers
    Gérer des logiciels de bureautitque
    Gestion du tableau des entrées et sorties du personnel
    Mise à jour des outils réglementaires
    Secrétariat du comité en relation étroite avec le directeur
  • Administration des Ressources Humaines :

  • Gestion administrative des recrutements (lien avec les services de l’Ambassade)
    Mise à jour des dossiers du personnel
    Gestion des congés de l’ensemble du personnel, congés/absences (en lien avec les responsables de pôle)
    Assure le suivi avec les tiers ( Assurance, renouvellement du sponsoring)
    Suivi de l’état des rémunérations de l’ensemble des salariés (vacataires et permanents)
    Utilisation d’un outil spécifique d’aide à la GRH (Congés Payés)
  • Administration des Finances :

  • Assure le suivi administratif avec les banques (état journalier, contrôle des recettes et dépenses)
    Mise à jour du tableau de Trésorerie
    Procède aux contrôles des caisses (en lien avec le directeur)
    Supervise les encaissements des recettes et tenue de la caisse administration
    Gestion du remboursement de la TVA auprés des autorités.
  • Administration en lien avec les pôles :

  • Assure le suivi administratif des agréments avec l’ADEC
    Suivi des factures impayées en lien avec la direction et les pôles concernés
    Suivi des engagements financiers notamment avec certaines entreprises
    Utilisation du logiciel Arc-En-Ciel
  • Administration en lien avec le service comptable :

  • Transmission des documents et états au service comptabilité
    Assure le suivi de l’Audit Comptable en étroite relation avec le directeur
    Utilisation du logiciel Comptabilité Ciel Comptabilité
  • 2 – Tâches secondaires :

    – Gestion du téléphone et mail de l’administration

    – Gérer la procédure de remboursement de la clientèle en lien avec le pôle pédagogique

    – Participation aux réunions de services et aux réunions pédagogiques ou d’information générale.

    Qualifications

    1 – Conditions de travail :

    – Travail en équipe à horaires réguliers définis par le contrat de travail

    – Travail en intérieur, dans les bureaux de l’Alliance française

    2 – Compétences et aptitudes requises :

    – Maitrise des langues : Français C1/C2, Arabe C2, Anglais C1

    – Maitrise de l’environnement et des outils informatiques

    – Avoir une bonne présentation

    – Etre à l’écoute et réactif

    – Etre organisé et rigoureux dans son travail

    – Savoir prendre des initiatives

    – Qualités de confidentialité, neutralité, réserve et discrétion requises

    Contacts

    Envoyez votre CV et lettre de motivation à l’adresse info@afabudhabi.org